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联想Filez助力制造行业用户提高文件协作办公效率

发布日期: 2021-09-17

某制造业用户是锂电池后端生产自动化设备专业制造商,研发、制造能量回收型化成分容、分选等锂电池后端自动化生产线装备,是专业能量回收型锂电池自动化生产系统后端设备解决方案提供商。


在以往日常工作涉及文件协同的过程中遇到了不少的问题,比如:

文件存储:公司业务文件存储方式主要为Windows 文件服务器,安全性低,扩展不便;各部门独立的文件服务器,文件分散,无法统一管理和备份。

文件协作:企业内部员工之间文件协作交换,跨部门之间的文件交换,如生产流程设计文件的传输,流程繁琐复杂,没有统一平台交换,需要通过信息中心转发。

文件外发:经常有合作伙伴和供应商的设计文件外发,外部业务员工的工作文件外发。涉及流转部门多,审核节点长,邮件外发限制文件大小,切割外发容易文件错误,效率低下。

文件管控:设计图纸是公司的核心资产,管控严格,传输流程繁琐。流程工艺文件需要经过多部门的多级审核,本地文件安全加解密使用,缺少权限、日志审计、过程查看的安全管控手段。


本期项目建设的核心目标:

• 打造企业内部跨部门文件安全协作管理平台,实现内部信息安全可控共享

• 实现对外快速的数据分发,简化烦琐流程

• 数据使用和流转过程中的安全管控

通过使用联想Filez不仅解决了以上难题,也提升了各个业务部门的工作效率。


建立企业文件协作管理平台

公司各部门,生产业务流程过程中的设计文件等,原来部门间手工传输流转,涉及部门多,人员结构复杂,造成文件安全和共享效率困扰。如何实现内外部设计的文件快速沟通协作?

• 替换文件服务器,根据公司的组织架构同步创建对应的部门空间文件夹,授予部门成员和非部门成员不同的访问权限,提高文件查找、文件审计能力;

• 提升内部协作,通过云盘平台实现跨部门、跨内外网的文件协作,各部门按文件使用需求设置对应文件权限获取文件;

• 加强文件流程管理,从产品的设计、工艺审核,数据中心发布流程、到生产和对外发布,整个文件流转统一在云盘实现;

• 文件安全管控,所有文件流转过程都有日志审计,文件头识别,对接加解密系统实现上传解密下载加密。


图纸文件快速外发

合作供应商需要获取图纸(PDF+DWG+3D)进行配件加工评估和报价,原来是设计部门设计好的图纸给到数据中心,数据中心审核后到采购部门,采购部门走U8流程后,把图纸线下邮件给到供应商,发送之前需要申请信息部门解密,文件大就需要切割发多个邮件,供应商获取图纸后进行加工评估和报价,整个图纸外发流程走线下,既不能保证设计图纸安全,效率也低下。

• 在Filez上设置图纸同步目录,图纸自动解密同步上传;
• 对接U8流程,实现一键看图审核,自动触发图纸摆渡外网,自动图纸供应商授权访问;
• 摆渡过程设置图纸文件头识别,防止非法文件流出企业外部;
• 摆渡文件日志审计,有据可查;
• TITANS供应商系统对接,供应商单点登录外网云盘,获取对应图纸。

业务文件快速外发

研发中心,产品部等部门员工,因工作需要把文件下载外部使用,需要走复杂的OA审批流程,申请文件解密,文件切割外发,处理过程耗费大量工作时间(40分钟左右)。最后申请人通过邮件下载到本地电脑。流程复杂而且耗时过长,严重影响工作效率。

解决方案:


• 工作文件外发和OA流程对接,实现文件申请流程全自动外发;
• 外发文件自动上传,自动解密;
• 申请外发文件限定格式,指定格式才能摆渡外发,防止图纸等机密文件外泄;
• 文件外发全过程日志记录,权限控制,登录准入,确保全程安全可控;
• 实现外发流程的全自动化,外发时间下降400%,释放业务部门劳动力,提高工作效率。