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互动问答百科：如何实现企业各部门和员工之间的高效协同？

发布日期: 2022-06-14

Q：如何实现企业各部门和员工之间的高效协同？


A：无论是部门与部门之间，还是团队成员之间，要想实现高效的协同办公，实时有效的沟通必不可少，同时保持信息的同步对称也十分重要，信息不对称，容易导致彼此间沟通不畅，团队凝聚力不强。因此，这里向大家推荐一款可以实现部门与员工间及时有效沟通，信息同步的协同办公产品——联想Filez，帮助大家实现效率最大化。


联想Filez是一款可以安全、快速、轻松地实现企业文件、文档的存储、共享和协作，以及跨部门高效沟通的企业网盘产品，联想Filez的zBox企业网盘和zOffice在线文档共同打造“文件+ 内容 + 知识”全链智能协同办公和管理平台，帮助企业和组织建立创新工作模式，推动全行业全社会工作效率提升。


一、协同编辑，实时沟通


提高协作效率第一步，拒绝无效沟通！传统的沟通方法往往是大家脱离文档，在微信等社交软件上进行沟通，导致团队讨论的想法和观点分散、不集中，进行审查时往往需要核对聊天记录，十分麻烦。联想Filez提供多人在线共同编辑同一版本能力的同时，支持百人在线对内容进行批注与实时讨论，让沟通更聚焦，更有针对性，从而帮助团队实现效率指数级的提升。


实时查看：zOffice提供流畅的协同编辑体验。在多人协作的场景里面，用户可以感知到其他协同编辑人员的状态，是否在线，所在的光标位置，可以方便地查看其他协同编辑用户所做的内容输入。完整的协作体验给用户提供清晰的协作过程，减少多人协作过程中的不确定性。


编辑人数规模：同一文档的同一时间协同编辑人数可以达到百人规模，在这样大规模协同的编辑场景中，仍然可以保持流畅的编辑体验，并且能够拓展更多大用户量协作的使用场景，彻底突破传统文档协作参与人数的极限。

通过这一系列的协作体验设计，静态单一的文档编辑引入了动态的协作过程，zOffice为用户的文档协作打开了一个更大的空间，增加了更多的可能性。

批注讨论：如果需要多人一起审阅修改文档内容，可以通过批注进行针对具体内容的实时讨论，快速形成结论，并且完成相关内容的修正。批注可帮助用户跟踪复审状态以及来自其他人的响应，并按需@其他同事，保证协作编辑中的充分沟通，从而提升整体的文档协作效率。


二、文件共享，信息同步


如果成员间掌握的信息不一致，那沟通起来就很困难。联想Filez支持对文件夹进行多人共享，并保证每个员工文件夹的内容任何时候都保持同步与一致，文件被任何一个人编辑或修改后，所有人掌握的都是文件的最新版本。


联想Filez支持直接设置共享管理权限，可以对指定团队成员移交权限或取消共享，得到权限的成员也可以把文件分享给别人，轻轻松松就可以实现文件夹的同步共享啦。


三、权限模板，灵活设置

协作过程中，团队管理员对团队成员进行文件夹的授权后，成员才可以拥有相应的执行操作，没有对其授权的文件夹是不具有操作权限的。

我们网盘授权模式灵活，拥有多种权限模板，可见列表，无链接编辑者，无删除编辑者，还有禁止访问都是网盘独有的权限模板。

管理者还可以针对不同权限进行自定义的权限组合，具体可以根据公司场景自定义选择。

用户被授予相关权限后才可以进行文件的新建、上传和下载。


四、操作记录，有迹可循


多人协作编辑过程中由于操作复杂很容易引发矛盾，比如说文件出现误删或者丢失时问是谁干的，没人愿意承认，文件经过多人操作也无法确定“嫌疑人”，这样十分影响协作效率。联想Filez支持历史版本追溯，帮您轻松找回丢失版本的同时记录每一版本的操作信息，谁是“嫌疑人”，一目了然。


1、zBox历史版本

在网盘内部进行文件编辑会自动形成不同的历史版本，目前，我们的网盘最多支持999个历史版本，并且只占用一个版本的空间，当文件不小心未保存，或者更改错误时，可以通过版本的形式追回，把历史版本设成最新，或者给它添加标记或说明。


2、zOffice历史版本

进入Filez文档编辑页面，点击协作记录，你就可以看到之前对表格进行的多个操作情况，点击任意一个，就会出现之前的表格。

想要恢复已删除或未保存的历史版本，只需将其复制到其他空白表格即可恢复。


不仅如此，zOffice协作记录对文档还有详细且完整的日志记录，每条历史协作记录都精确到时间，编辑者，动作和内容，每一步操作都会记录下来，这样就可以快速识别文档的变更内容。


为了快速精确定位要查找的修改记录，支持对编辑类型进行筛选，同时支持对编辑者进行筛选，筛选后就可以快速锁定你所需要的那个历史版本啦。


五、外链共享，轻松收集


通过联想Filez可以将多人协作时最头疼的收集任务变得轻松又简单，只需创建收集表，完成各种权限设置后，发送外链至微信群、QQ群，成员按照要求上传即可。


和普通的本地分享相比，联想Filez，它的优势是：赋予3种不同的权限设置。


用联想Filez链接分享文件前，可设置3种不同的权限，分别是允许预览、允许协同编辑、允许下载、仅内部成员可用。当然，你也可以提高文件安全属性，点击「新建安全链接」，设置提取码加密文件，防止文件被随意改动。

· 人工行为审核，根据业务需要进行灵活管控

· 七层管控体系，精细化管控文件分发全过程

· 双态安全体系，动静结合、全天候无死角保障文件安全


六、多设备多端协同


联想Filez支持多设备协同办公，其覆盖Mac、iPad、iPhone、Android等全移动终端，确保团队成员可以随时随地在任何设备上访问文件并进行协作，实现高效率协同办公，做到工作生活两不误。



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