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联想Filez助力东莞新能德打造文件统一管理平台

发布日期: 2021-07-26

                                                            在以往日常工作协同的过程中

                                                                遇到了不少的问题,比如:


文件存储:

公司文件存储和共享方式主要为Windows 文件服务器,安全性低,扩展不便;文件分散在OA、员工桌面、共享服务器,无法统一管理和备份。

文件分发:

企业内部员工之间文件交换,跨部门之间的文件交换,生产流程工艺文件跨部门流转。对外合作伙伴和供应商、代理商的文件分发共享。

文件协作:

业务部门多人协同编辑表格文件,完成数据统计汇总,需要实现数据对个人用户的过滤筛选,不影响协作用户的表格使用。

文件管控:

传统文件存储方式权限管理能力弱,共享不方便,工艺设计文件缺少安全管控、重要的设计文件资料外泄风险高,急需该类型文件的安全管控手段。 

                                                               本期项目建设的核心目标


打造文件统一管理平台,替换原来的文件服务器,通过Filez实现全公司文件的统一存储和管理、使用流转。

通过使用联想Filez不仅解决了以上难题,也提升了各个业务部门的工作效率。

                                                                                                                 

                                                                                         数据文件跨部门安全协作


公司部门多,项目过程文件涉及不同的部门协作,人员分散、复杂,造成文件安全和共享效率困扰。如何实现项目团队内部和跨部门的文件快速沟通协作?

根据公司的组织架构同步创建对应的部门空间文件夹,授予部门成员和非部门成员不同的访问权限,满足复杂的权限管控要求;


支持人员随时拉取团队文件协作组,赋予成员不同权限;


支持协作组成员,基于文件实时评论交互,支持@用户;


成员随时获取和自己相关的团队文档,文件变更实时通知。


                                                                           业务数据汇总分发


 在Filez的客户项目目录下,对每个生产项目目录开通外链上传权限。


对应项目相关客户把所需要的文件通过外链上传到该目录,如产品说明文档,工艺文档、设计图纸、产品检验文档等材料。

                                                                                 

                                                                                   快速汇总数据统计分析


人事部门人员招聘和面试跟进统计,同一职位多人维护统计不同的应聘表格,应聘对象面试数据更新不统一,不及时,使每个员工单独维护效率低。

Lenovo Docs功能,支持Excel表格的在线汇总;支持100人同时在线填写数据;


针对不同人员填写的内容,可以进行表格区域锁定,防止误填;


针对不同应聘候选人,如果维护人员只想看到自己跟进的候选人,不希望自己的筛选影响到其他人,或者不希望其他人的筛选打乱自己的筛选结果,可以使用“私有筛选”功能。自己的筛选结果将不再受外部影响也不会影响外部协作者;


以往几十人上百人的数据统计,往往要耗费几个小时或者几天,用Lenovo  Docs,10分钟就搞定了。

                                                                                       

                                                                                   员工桌面文件的备份


东莞新能德部门多,员工个人数据量大,特别是涉及工程和设计部门的员工,各类资料大量存储在个人办公电脑上,经常遇到硬件损坏,病毒感染等情况导致数据丢失,加大了信息中心的业务压力。

通过联想Filez的自动同步功能,员工的个人业务数据可自动同步到网盘上进行备份,防止数据丢失;


员工数据做了自动备份,减轻信息中心的运维成本,降低数据风险。