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联想Filez全新聚合内容分享工具MixShare!

发布日期: 2021-11-22

MixShare功能介绍


这个功能的核心理念

内容聚合与分享

 

用户诉求:

用户希望发多个文件的链接、希望可以发跨目录的多个文件的链接,将这类跨目录的分享链接作为企业级分享的途径。


原始的解决方式:

我们仅能支持单个文件、单个文件夹的分享。用户只能将分散的文件创建多个链接分享出去,或者将分散的文件先整理到一个新的文件夹中,再创建链接分享。

 

这种方式的痛点:


1.分享分散的文件时,需要大量的重复工作,提高了人工错误的可能性。后续管理和维护也需要较高的人力成本、时间成本。

2.一些企业对目录管理十分严格,无法将文件随意复制或移动到新的目录。

 

基于这个诉求,我们分析用户在这种场景下,更加关注:内容如何聚合、聚合内容的分享是否安全、聚合内容的分享能否统一管理、聚合内容能否准确触达等,基于本诉求的这些痛点,我们设计出了内容聚合与分享工具MixShare。

 

关注点一:分散的文件如何聚合


在分析了用户的分享过程后,我们发现在这种场景下,用户如何将分散的文件整合在一起,使用户产生重复性工作和错误概率较高的阶段。对此我们针对不同情况,设计了多种选择文件的入口。

 

当用户分享的多个文件存在于同一目录下时,用户仅需要在当前目录下多选文件,一键创建。


当用户分享的多个文件分散在不同目录时,我们提供了临时存放文件的区域——临时舱。用户将文件先放在备选区域,选好后再一起使用MixShare分享。这种方式很像网购时,先将商品放在购物车中,选好后再一起下单。


考虑到用户选择分享的文件时,尤其是分散的文件,可能目标性很强的了解自己的目标文件在哪里,也可能需要查看文件内容后才能决定是否为自己的目标文件,或对目标文件很明确却无法快速找到文件的位置,我们提供多种渠道,方便用户在多个时机将文件加入临时舱。用户可以在文件列表中将文件加入临时舱、在预览时将文件加入临时舱、将搜索的文件放入临时舱。

如果用户有明确的目标文件且了解文件位置,也可分享时直接选择相应的文件。

 

关注点二:内容的分享是否安全

 

在MixShare中,我们提供为文件单独配置权限的能力。对每个文件,分享者均可定义访问者能否预览、能否下载、最多可下载多少次。

此外,针对整个链接,分享者也可设置链接对有效期、访问链接时是否需要输入提取码以及更多安全设置。


如分享的文件内容是否需要随时与源文件同步更新:一方面,文件更新版本时,用户无需手动将最新版本再次发送给其他人,减少了重复工作;另一方面,分享者若希望对文件的更新修改,暂不影响被分享者看到的文件,也可取消这个选项。

如访问需要登录:分享者可控制该链接仅能被企业内部成员访问,无账号的外部人员将无权访问链接中的信息,避免了企业内部资产外泄。

如下载时添加水印:下载的文件被打上水印,既能标识文件所属企业或人员信息,提高访问者的版权意识;又能记录下分享者和访问者的信息,方便后续定位追踪分享过程的行为人。


此外,MixShare也与云查毒、敏感信息识别与管控、审批、日志等其他功能兼容,在分享的前、中、后做到无死角的安全保障。


关注点三:聚合内容能否准确触达


与以往的分享不同,MixShare侧重分散的文件聚合分享,因此要考虑原本分散的内容,如何快速的传递给被分享者,分散的信息如何准确触达。为此,我们在MixShare中给分享者提供了3个传递信息的区域,分别用于传递链接主旨、分享目的、文件内容梗概等信息。


区域1:链接名称:描述链接主旨,用最简练的话语作为触达访问者的第一扇门。



区域2:链接说明:补充说明分享内容和用途,分享者可简要描述分享的内容、分享的目的和对分享者的要求等信息。



区域3:文件备注:说明文件内容和用途,分享者可对每一个文件添加备注,简要描述文件内容、注意事项和对分享者对要求等信息。



以上,Filez用户可通过MixShare快速、安全地实现内容聚合与分享,保障被分享者快速、精准了解和使用信息。


一些可参考的实际使用例子:

1.售前或者销售同学需要将一个产品的产品白皮书、技术白皮书、测试报告等等文件分享给客户;或者把一个系列的几个产品的制品一起分享给客户。但是这些文件都存在了各个部门的官方制品文件夹里,原来可能需要下载下来或者转存到一个特定目录下,再把他们打包发给客户。现在只需要在各个部门的制品目录里找到这些文件,直接创建一个MixShare就可以。而且还可以在每个文件下说明一下每个文件的基本内容,比如这个文件介绍的是哪个产品,这样既简便了销售同学的工作,还让客户更能理解MixShare里每个文件都是关于什么的,降低了沟通成本。


2.设计师给员工布置设计“空状态页面”的任务,需要给员工提供历史项目中与空状态相关的设计图作为参考。这时候设计师就可以把历史项目中,分散在各个项目文件夹中的空状态设计图搜索出来,加入到临时舱中,最后再统一创建出来一个MixShare并且配置好权限,给每个项目的图加个大概的说明,把最终的链接提高给员工即可。