2025 年电子档案管理选型指南：为什么 Filez 数智档案管理成为企业首选？

发布日期: 2025-08-25

在数字化转型的浪潮中，电子档案管理已成为企业高效运营和合规发展的关键环节。2025 年，面对琳琅满目的电子档案管理方案，企业如何做出最佳选择？Filez 数智档案管理凭借其卓越的功能、领先的技术和强大的适应性，脱颖而出，成为众多企业的首选。

一、契合企业数字化转型的发展需求

随着《“十四五” 全国档案事业发展规划》的推进，企业对档案管理的数字化、智能化要求日益提升。Filez 数智档案管理深度融合前沿数字技术，积极响应政策导向，助力企业加速数字化转型。

在数字档案馆（室）建设方面，Filez 运用大数据、人工智能等新一代信息技术，为企业构建高效、智能的档案管理体系。通过对海量档案数据的深度挖掘和分析，实现档案信息的自动化处理、智能化检索和个性化服务，极大提升档案管理的效率与质量，满足企业在数字化时代对档案管理的新需求。

二、强大的功能优势

1. 全生命周期智能管控

Filez 数智档案管理通过三级智能流转体系，实现档案从创建、协作、发布到归档的全链路数字化管理。从业务前端的电子文件上传、移交，到后端的存储、保存、利用与销毁，每个环节都进行智能化把控，让档案成为驱动企业发展的知识资产。例如，在某大型制造企业中，从生产环节产生的技术文档，到销售过程中的合同档案，都能在 Filez 平台上实现全生命周期的无缝管理，确保档案的完整性与可用性。

2. 智能协作引擎提升效率

其实时协同编辑功能支持多人在线同时操作同一文档，实时同步修改内容，评论 @精准到人，杜绝低效沟通。修订记录全留痕，协作过程清晰呈现，有效降低返工率。在跨部门项目协作中，市场、研发、财务等部门人员可借助 Filez 平台，围绕项目策划、预算报告等档案进行高效协作，沟通成本降低 60%，协作效率大幅提升。

3. 精细化权限管理保障安全

基于角色的权限管理（RBAC）机制，Filez 为不同岗位员工设置差异化权限，细分档案操作权限，如查看、编辑、下载、分享等，防止未授权操作。同时，操作日志永久留存，支持 IP / 设备 / 内容关键词筛选，可按 “时间 / 部门 / 人员 / 权限” 生成审计报告，满足合规审计需求。像金融行业对档案安全要求极高，Filez 的权限管理与操作日志追溯功能，能有效保障客户信息、财务数据等档案的安全性与合规性。

4. 高效检索与智能分析

依托自然语言处理（NLP）与全文检索技术，用户输入关键词即可在海量档案中秒级定位目标档案，支持按档案属性、内容关键词甚至图片文字（OCR 识别）检索。系统还根据用户历史检索、所在部门、参与项目等信息，自动推荐关联档案，帮助用户快速获取完整信息。此外，Filez 支持对档案数据进行可视化分析，生成直观图表，为企业决策提供数据支撑。以互联网企业为例，在产品迭代过程中，借助 Filez 的高效检索与智能分析功能，能快速梳理过往产品用户反馈、竞品分析等档案，为新产品规划提供有力依据。

5. 合规化归档与销毁

遵循国家《电子档案管理基本术语》《电子档案管理系统通用功能要求》等标准，Filez 确保电子档案归档格式、元数据信息符合合规要求，可作为具有法律效力的电子证据。对于超过保管期限的档案，系统支持按预设销毁流程操作，销毁前多级审批，销毁后生成记录，避免违规销毁风险。

三、领先的技术实力

1. AI 技术深度赋能

Filez 引入 AI 大模型，自动学习识别档案类型、内容等关键信息，进行智能化编目，并辅助管理员对档案有效性、准确性做出判断，给出处置建议。在档案采集环节，覆盖全场景文件采集，多模态知识自动入库，全格式解析零人工干预；在知识利用阶段，独创 AI 安全围栏，确保知识利用不失控，权限精控、敏感过滤、日志追溯，满足审计与合规要求。

2. 数据加密与安全防护

采用传输加密（SSL/TLS）、存储加密（AES - 256）、访问控制、操作日志等多重安全措施，通过等保三级认证，保障档案数据在传输、存储、使用过程中的安全性与合规性。即使数据被窃取，黑客也无法轻易获取档案内容，为企业档案安全保驾护航。

3. 高可扩展性架构

支持根据企业规模与业务需求变化，灵活扩展存储容量与功能模块。无论是小微企业还是大型集团，随着业务发展，可增加档案审计、跨组织共享等功能，适应企业不同发展阶段的档案管理需求。

四、丰富的行业实践经验

Filez 数智档案管理已在多个行业得到广泛应用，并取得显著成效。在制造业，帮助企业实现生产技术文档、供应链合同等档案的高效管理，提升生产协同效率；在金融行业，保障客户信息、交易记录等敏感档案的安全合规，满足监管要求；在互联网行业，助力企业快速挖掘用户反馈、产品数据等档案价值，推动产品创新。这些丰富的行业实践经验，使得 Filez 能够更好地理解不同行业企业的档案管理痛点，提供针对性解决方案。

在 2025 年，企业在电子档案管理选型时，Filez 数智档案管理凭借其契合数字化转型需求、强大的功能优势、领先的技术实力以及丰富的行业实践经验，成为企业实现档案规范化、智能化、合规化管理的不二之选。选择 Filez，就是为企业档案管理注入强大动力，让档案真正成为企业发展的宝贵资产。

关于Filez：

Filez- 联想集团旗下的协同办公品牌，致力打造“文件 + 内容 + 知识”全链智能协同办公和管理平台，帮助企业和组织建立创新工作模式，推动全行业全社会工作效率提升。Filez 业务覆盖企业网盘、在线文档、非结构化数据平台等产品及解决方案。Filez 企业网盘是国内投身研发最早、运营时间最长的企业网盘产品，自2006年面世，至今稳定运营十余年。Filez 在线文档于 2017年国内首发，实现了内容的实时高效协同创作。非结构化数据平台帮助企业整合文件资源，降低企业文件存储的建设和管理成本，帮助企业IT构建文件中台，以适应新的业务发展要求。凭借行业领先的自主创新技术和产品、遍及全国的销售和服务体系、丰富的客户成功经验、以及完整的企业生态链，Filez 持续领跑中国市场，市场份额连续多年保持第一。

下一篇〉越融合越美力·联想云与阿里云携手打造智能时代云架构

下一篇:越融合越美力·联想云与阿里云携手打造智能时代云架构

分享到：