zOffice 深度赋能合同系统

发布日期: 2023-09-19

随着在线办公用户规模的不断增长，越来越多的企业将线上办公模式固定下来。在这个数字化转型和远程工作的时代，合同管理作为企业运营中关键的一环，如何提升合同处理效率并保证内容安全性变得尤为重要。高效的合同管理不仅可以提高业务效率，还能降低业务风险并增强合作伙伴关系。

为了满足企业合同管理的需求，zOffice作为一款企业级在线文档协作工具，结合其多种集成能力，为合同系统场景提供了全新的赋能，帮助企业提升合同管理效率与安全性。

企业合同管理面临的挑战

（1）多人跨时空协作效率低下：在合同管理过程中，传统的协作方式面临着时间和空间限制，合同系统中的文档编辑需要上传下载，手动合稿等等，导致协作效率低下。

（2）缺乏合同内容保护措施：线下合同条款修改无法避免意外内容的加入，每个修改人员都对文档内容有全部权限，合同条款内容的安全性得不到保证。

（3）无法回溯条款变更情况：合同文本编辑过程脱离合同管理系统，文本修改的过程无法管理，无法回溯，为企业合同管理带来巨大的合规风险。

为了应对以上挑战，企业需要选择合适的在线文档协作工具，加强多人协作和跨地域协作能力，优化流程管理和运营管理，确保数据安全和内容保护。

解决方案介绍

了解zOffice

zOffice是集文字文档、电子表格、演示文稿为一体的在线文档协作工具。专业级的文档预览和编辑，流畅的协作体验，精细化的安全管控等能力构成了zOffice的企业级产品能力。集成了zOffice的合同系统，可以提高“合同拟稿、审批、签订、履约”全流程的效率、安全性和可管理性，协助企业提高核心竞争力。

zOffice 赋能合同系统全流程

1．合同拟稿

（1）模板套用

针对标准合同，合同管理系统可以通过zOffice的接口自动解析合同模板，将需要填写的内容信息生成为表单形式。用户在填写完表单内容后，再通过zOffice的接口自动将表单里的内容填充到模板文档中对应的位置。通过让自动合同生成，减少内容出错几率，减少内容重复填写的问题。

（2）多层角色设置

在合同系统中，通常存在多个角色，而zOffice的多层角色设置功能使得合同管理变得更加灵活和高效。zOffice集成版预定义了五种角色，每个角色在文档编辑和流程中对文档的安全和内容赋有不同的责任和操作权限，包括所有者、编辑者、贡献者、批注者，阅读者。zOffice产品通过精细化的内容权限控制，可以确保每个角色只能在必要的范围内进行编辑和操作，这样一来，合同的整个生命周期都能够得到精确的控制和管理，提高了协作的效率和准确性，最大限度的保证了文档内容的安全性。

（3）协同编辑

zOffice提供了专业级文字文档处理和精细化排版能力。在合同在线协同编辑环节，无论是对合同条款的修改、补充还是整体的编辑工作，zOffice都提供了丰富的编辑功能和选项，满足用户对合同内容的精细控制需求。同时，zOffice具备精细化排版能力，用户可以根据需要调整合同的整体布局和样式，确保合同的可读性和专业性。

2．合同审批

（1）批注审阅

zOffice提供了方便快捷的批注功能，审批方可以在文档中划定区域或直接添加批注，记录审批意见和建议。同时，通过@相关人员的方式指定需要进行修改的人员，被指定的人员能够迅速作出相应的修改或回复，增强了合同审批的效率和准确性。同时，通过集中显示和管理批注信息，企业能够更好地跟踪审阅意见，加强对合同审批过程的控制和监督。

（2）修订留痕

zOffice支持修订留痕功能，并提供接口赋能合同系统强制开启修订模式，所有修改过程实时同步，实时修订，全程留痕可回溯，可以按照流程节点查看合同的编辑记录及具体修改内容，充分满足合同审计，也避免由于误操作导致的数据丢失。

3．合同签订

（1）清稿定稿

zOffice提供了清稿接口，合同管理系统可以通过清稿接口快速清除文档内的所有批注和修订记录信息，方便文档进入业务流程的定稿阶段，满足合同业务场景的文档清稿定稿需求。

（2）签章定位

zOffice集成版的签章定位能力支持用户在文档中准确地可视化定位签章的位置，并将位置信息返回给业务系统，业务系统可以调用第三方应用将电子签章嵌入到文档中的指定位置。zOffice的签章定位能力通过精确定位签章的位置，可以避免签章错位或遗漏，确保了合同的合法性和完整性。

4．合同履约

（1）预览查看

通过zOffice的预览查看功能，在合同履约过程中，企业无需下载合同文件，即可快速浏览合同的每个页面，查看合同条款、附件和其他重要信息，以确保合同履约的准确性和合规性。

（2）动态水印

为了增加合同文件的安全性，zOffice提供了水印加持的功能。通过在预览或下载的合同文件上添加水印，可以有效防止未经授权的复制和篡改。水印的添加可以确保合同的真实性和合法性，减少合同内容的不当使用和泄露风险，提高合同履约过程的安全性。

zOffice产品优势

1．专业级文档能力

zOffice具有专业级的文档能力，无论是合同排版的专业性，还是对数据的灵活计算，zOffice都能满足用户的业务需求。

2．内容保护更适合业务场景

zOffice注重合同文档的安全性，并提供了精细化的内容保护措施。可以对合同文档的内容查看和编辑权限进行灵活的控制，每个段落每个字都可以权限到人。

3．部署运维简单，集成方便

zOffice具有安装部署简单、集成方便的特点，企业能够快速、高效地将其引入现有的合同管理系统中。

4．高可用高并发能力

高可用高并发的架构设计保证了系统的稳定性和可靠性，以及有限资源的大规模访问。

结语

zOffice作为一款企业级在线文档协作工具，通过其预览编辑，批注审阅、多层角色设置和签章定位等集成能力，为企业合同系统场景带来了全新的赋能。提升了合同管理的效率与安全性，简化了合同的起草、审批和签署流程，减少了人为错误和合同风险。随着数字化转型的深入发展，zOffice将继续为企业合同管理提供可靠的支持，助力企业提升运营效率，实现可持续发展。

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