元数据—知识资产管理与运用的“利剑”

发布日期: 2024-02-02

首先我们先了解一下什么是文件的元数据。Filez的产品帮助企业管理和存储了大量的的文件和数据资产，元数据就是对这些文件的描述信息，除了我们常见的文件名称、创建日期、修改日期、大小、类型等固定信息以外，还有许多跟文件内容、价值和业务属性相关的信息需要通过扩展的元数据进行描述。通过阅读文件的元数据，可以快速准确地了解文件。

例如，销售同事上传了一个项目签约文件，他可能会添加项目的负责人、项目区域、项目签约金额以及项目签约时间等元数据信息。如下图所示。下面我们分别介绍在不同场景下，元数据如何帮助企业做好知识管理和运用。

元数据——知识描述：

通常情况下，当用户寻找所需要的文件时，必须通过阅读文件内容了解文件信息，比如表格，图片和音视频文件等等。然而，对于某些特殊的格式，比如压缩包、不支持直接打开的文件，用户只能依赖文件名来了解文件内容，这对于用户来讲非常不便。

【Filez】本期上线的元数据功能，让您能够为文件添加扩展描述信息。其他用户可以通过阅读元数据来了解文件，从而极大地降低了用户了解文件内容所需的时间成本。此外，添加的元数据类型和格式取决于企业的文档管理员设置的元数据模板。统一的元数据描述规范和格式有助于建立企业的知识管理体系，为所有员工提供共同的学习和运用知识的视角，实现知识的低成本认知和高效率利用，提高工作效率并确保结果的一致性。

元数据——知识筛选：

在企业内容协同的场景中，搜索文件是经常使用的功能。然而，常常会发现仅通过文件名等信息无法准确的识别搜到的文件是否是自己所需要，搜索出的可能只是相似文件而非目标文件。

【Filez】本期也对搜索功能进行增强，增加了元数据搜索条件以及支持按条件进行筛选，将目标文件的元数据信息作为关键内容，能够找到所有符合条件的文件。同时，如果增加不同的元数据关键词组合，可以更精准地搜索某个文件和内容，满足知识筛选的场景需求。

元数据——权限隔离：

在部分制造或金融企业中，文件的元数据信息也是重要的保密内容，非相关人员是不能够查看的，否则仅通过查看元数据信息，也会导致企业的数据泄密，造成无法预计的经济损失。

【Filez】本期上线的元数据功能考虑到了这一点，管理员可以通过权限设置，限制元数据的应用范围。用户想要添加和使用元数据必须符合管理员设置的权限和安全策略，也就是说，只有符合安全规定的用户，在符合安全规定的文件路径下，才可以使用，二者缺一不可。同理，用户想要查看文档上的元数据，必须具备文档的访问权限。当用户不具备文档内容的访问权限时，该文档上的元数据信息同样对该用户不可见。

总结：

综上所述，【Filez】的元数据功能为企业提供了更高效的知识获取和再利用的手段。借助元数据的条件筛选，用户可以快速准确地找到所需文件和内容，提高工作效率。同时，元数据的安全防控功能也保障了敏感信息的保密性。这一功能的上线，将为企业带来更加便利和安全的知识管理体验，助力企业更好地管理和利用知识资产。元数据——让企业的知识管理和运用变得更加高效和安全。

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