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严格保护,善加利用,落实《个保法》,Filez在行动

发布日期: 2021-11-03

《中华人民共和国个人信息保护法》于2021年11月1日起正式实施,Filez已经积极为此做好了准备。

作为为众多企业提供文件协作平台的企业级产品,Filez一贯非常注意保护数据安全,其中包括各种账户信息中的用户个人信息,为了保证Filez的客户在使用Filez的产品和服务过程中,符合《个保法》的合规性要求。

首先,Filez更新了最新的《隐私政策》,您可以访问:

https://www.filez.com/privacy.html

查看隐私政策的细则内容

同时在11月1日起,Filez的各个服务入口,包括Web端、客户端、移动端,都已经加入了《联想Filez服务协议》和《隐私政策》的访问入口,以供您和您的用户随时访问。

作为一个专业的企业级文件协作产品,首先需要做到,在系统内的各种组织,人员信息的保护,例如账号中的邮箱,手机号和企业进行实名备案的各种联系信息(企业名称、手机号、电话号)都以及进行了脱敏显示处理,一般用户和管理员都不能查看完整的个人信息。

 

如果因为一些特殊的情况,例如需要导出日志进行审批等情况,那么当这些包含用户个人信息的数据导出时,只有特定的管理员可以执行,且需要进行二次强身份验证才可以实施,并且该过程也有详细的日志进行记录。

除了对系统内用户个人信息的保护,Filez还带有一些对外协作的任务使命,为了帮助合理利用身份信息,带来更安全的信息分享过程,帮助企业更好地抵御不受控的外部分享与协作。



首先是与外部人员进行文件分享协作中,Filez的SmartShare分享功能,为了确保文件分享过程中发送者可以获得接收者的个人信息,以便对接收者的正当性进行确认,会要求接收者输入邮箱或者手机进行验证,在新的《个保法》的合规要求实现中。



Filez在用户使用SmartShare分享链接发送过程中,会提示警告当前操作者,目前的操作会有收集接收者个人信息的风险,请发送者查阅《隐私政策》明确处理这些个人信息的责任和要求。

使用Filez SmartShare的发送者界面

当接收者获得分享链接后,一样会有收集信息的内容,以及《隐私政策》的提示,用户如果有困扰和介意可以通过《隐私政策》中的联系方式,联系Filez获得产品的咨询,或者通过链接中的发送人联系链接的发送者来获取帮助。

使用Filez SmartShare的接收者界面

通过以上周到的信息告知,确保所有使用SmartShare的用户和你们的客户,能够得到充分的个人信息处理有关的信息,来保证Filez产品功能的正常使用。



除了文件分享,Filez还提供与外部人员进行文件协同编辑的能力,外部人员可以通过微信或者手机号登录Filez进行协作编辑,在这个过程中,Filez首页也会提醒发送编辑邀请者,注意阅读《隐私政策》。

使用Filez zOffice协同编辑的发送者界面


接收到Filez zOffice协同编辑的

外部编辑者身份认证界面


Filez 遵循个人信息利用最小化原则,

只会采集外部协同编辑者的微信账号名称


综上,Filez深刻理解《个保法》的要求和初衷,除了上述措施,还将继续通过一系列的技术保障手段,帮助我们的用户合理利用个人信息,实现更安全更精益的文件协作与内容管理过程,让数据发挥更大价值。